Mecaplanin vanhempi suunnittelija Juha Viljasalo kertoo etätyöskentelystä asiakasprojekteissa
Suomessa siirryttiin kertaheitolla laajamittaiseen etätyön tekoon maaliskuussa 2020. Osa pääsee nyt ensi kertaa kokemaan etätyöskentelyn ja toisille se on jo ennestään tuttua. Jälkimmäiseen ryhmään kuuluu Mecaplanin vanhempi suunnittelija Juha Viljasalo. Juha aloitti työt Mecaplanilla vuonna 2001. Vuosien varrella kokemusta on kertynyt mekaniikkasuunnittelusta ja projektien pääsuunnittelijana toimimisesta. Lisäksi Juha on toiminut asiantuntijana konseptointiprojekteissa. Juhalla on mittava kokemus etätyöstä, sillä hän on tehnyt sitä miltei koko Mecaplanin työuransa ajan – lähes 20 vuotta. Tässä artikkelissa Juha kertoo muun muassa millaisia töitä etätyönä voidaan tehdä, miten etätyö sovitetaan tiimityöhön ja mitä etätyössä on hyvä ottaa huomioon.
Haastateltava: Juha Viljasalo, vanhempi suunnittelija, etätyökokemusta yrityksessä 19 vuotta.
Haastattelija: Outi Aho, digitaalisen markkinoinnin kehittäjä, etätyökokemusta yrityksessä 4 kuukautta.
Kuinka monen vuoden kokemus sinulla on etätöiden tekemisestä ?
Olen tehnyt etätöitä melkein koko sen ajan mitä olen työskennellyt Mecaplanilla, eli noin 19 vuotta. Kun vuonna 2001 aloitin työt tässä yrityksessä, niin teimme puoli vuotta töitä asiakkaan tiloissa, jonka jälkeen teimme työt etänä omalta toimistolta. Tuolloin toimisto sijaitsi Ylivieskassa. Siirtyessäni tekemään töitä toiselle asiakkaalle etätyö mahdollisuus rakennettiin heti projektin alussa ja siitä lähtien olen tehnyt tälle asiakkaalle töitä etänä.
Kuinka suuren osan työajastasi teet etätöitä?
Teen suurimman osan työajastani etätöinä. Nykyisessä asiakasprojektissa etätyön osuus on ollut hieman pienempi kuin aiemmissa asiakasprojekteissa, koska olen noin joka toinen tai kolmas viikko, neljänä päivänä viikosta, asiakkaan tiloissa. Suurimman osan etätyöstä olen tehnyt Mecaplanin Nivalan toimistolta ja uutena mahdollisuutena tässä projektissa on ollut etätöiden tekeminen kotoa käsin.
Millaisia töitä teet etätöinä?
Olen tehnyt pääasiassa suunnittelutehtäviä, jotka tehdään 3D-ohjelmilla (Creo, Solidworks) ja joissa käytetään PDM-järjestelmää tietojen tallentamiseen. Tällaiset työt soveltuvat erittäin hyvin tehtäviksi etätöinä. Uskoisin, että melkein mitä tahansa tietokoneen avulla tehtävää työtä voidaan tehdä etänä. Laboratorio ja testaustöitä ei välttämättä voida tehdä etänä vaadittavan laitteiston sekä vaadittavien esivalmisteluiden vuoksi.
Millainen on tavallinen etätyöpäiväsi?
Normaalisti olen Nivalan toimistolla noin klo 6.40. Ensimmäisenä käynnistän tietokoneen ja katson, että kaikki yhteydet asiakkaaseen päin toimii. Sitten pidän pienen kahvihetken ja jutustelen työkavereiden kanssa. Tämän jälkeen teen töitä ja jos tarvetta ilmenee, niin aamupäivän aikana otan yhteyden asiakkaaseen joko soittamalla tai sähköpostin kautta. Jos päivälle sattuu tiimipalavereita niin ne hoidamme Skypen välityksellä. Skypessä pystymme näyttämään töiden tämän hetken tilanteen kunkin osalta. Työpäiväni kuluu suurimmalta osalta suunnittelutyön parissa. Ongelmien sekä uusien ideoiden suhteen olen aktiivisesti asiakkaaseen päin yhteydessä. Nyt poikkeustilanteessa olen tehnyt yli viikon verran etätöitä kotona, mutta samat, voisiko sanoa jo ”rutiinit”, ovat käytössä täälläkin. Ainostaan työskentely on nyt yksinäistä, kun Nivalan toimistolla on kuitenkin oma työporukka ympärillä.
Miten etätyö sovitetaan tiimityöhön?
Nykyisessä projektissa meillä on noin 10 henkilön tiimi tekemässä mekaniikkasuunnittelua. Tiimityössä, jossa osa ihmisistä tekee etätyötä, tärkeimpänä asiana on tiedonkulku ja yhteydenpito. Projektissa on annettu omat osakokonaisuudet kullekin suunnittelijalle. Tiimityön kannalta on tärkeää pitää yhteyttä eri osakokonaisuuksien tekijöihin sekä pääsuunnittelijaan, omalla työllä kun on vaikutusta myös muiden osa-alueisiin. Tällä hetkellä meillä on kerran viikossa Skype-palaveri, jossa kerrotaan mitä on esimerkiksi viime viikon aikana tehty ja mitä on vielä tekemättä. Lisäksi palaverissa katsotaan kaikkien tiimiläisten osa-alueet läpi. Näin jokaiselle tulee tietämys, missä kohdin projektia ollaan menossa ja ollaanko aikataulussa.
Mitä hyviä puolia etätyöskentelyssä mielestäsi on?
Ehkä parhaana puolena etätöissä on riippumattomuus asuinpaikasta eli työtä voi tehdä muualla kuin missä fyysinen toimisto sijaitsee. Lisäksi on mahdollisuus tehdä töitä kotona. Mielestäni etätyö myös antaa oman vapauden töiden ja vapaa-ajan sovittamiseen, sillä edellytyksellä, että työt tulee tehtyä aikataulutuksen mukaan. Nyt poikkeusaikana, kun koronavirus kurittaa maailmaa, niin etätyön arvo vain kasvaa, koska olemme tavallaan ”karanteenissa”, mutta kuitenkin pystymme tekemään ne työt, joita asiakkaamme on meiltä tilannut. Lisäksi pysymme terveinä, kun ihmiskontaktit ovat minimissään ja näin ollen pystymme tuottamaan palveluita asiakkaillemme.
Mitä haasteita etätyöskentelyssä mielestäsi on ja miten näitä haasteita voidaan välttää tai ratkaista?
Suurimpana haasteena etätöissä on tiedonkulku ja yhteydenpito. Jotta etätyöskentely toimii, niin edellä mainittujen asioiden suhteen pitää sekä etätyöntekijän että asiakaan olla aktiivisia. Itse olen ratkaissut nämä asiat sillä, että olen erittäin aktiivisesti pitänyt asiakkaan tietoisena siitä mitä olen tekemässä ja missä vaiheessa työt on. Lisäksi hankin tietoa projektia varten asiakkaan tietojen lisäksi muualtakin, kuten eri julkaisuista, standardeista ja niin edelleen.
Mitkä asiat on hyvä huomioida etätyön teossa?
Tärkeimpänä asiana työantajan puolelta etätöihin liittyen on toimivan ympäristön luominen. Tämä pitää sisällään riittävän hyvät ja tehokkaat työkalut, kuten esimerkiksi tietokoneen ja siihen liittyvät välineet sekä vakaasti toimivan verkkoympäristön. Toiseksi työnantajan pitää myös olla aktiivisesti yhteydessä etätyötekijään ja antaa taustatukea työtehtävissä. Tietoturvan suhteen pitää tietokoneessa olla asianmukainen ja päivittyvä turvaohjelma. Tietoturvan suhteen myös etätyöntekijällä on oma vastuu mitä tietokoneella tekee ja mihin yrittää saada yhteyksiä netti-maailmassa. Kaikkiin epämääräisiin yhteydenottoihin ei kannata vastata eikä missään tapauksessa avata epämääräisiä liitteitä. Meille on asiakkaan toimesta luotu VPN-yhteys, jolla pääsemme tarvittaviin tietoihin kiinni ja pystymme tekemään suunnittelua samassa ympäristössä kuin jos olisimme asiakkaan tiloissa. Nivalan toimistolta meillä on lan to lan yhteys asiakkaan järjestelmään, mikä on VPN-yhteyttä vakaampi ja nopeampi.
Mitä neuvoja antaisit nyt etätyöhön siirtyville tai sitä harkitseville?
Etätyötä kannattaa kokeilla, jos siihen on mahdollisuus. Omasta mielestäni etätyöskentely sopii kaikille, jotka sitä voivat tehdä. En usko, että pitää olla tietynlainen luonteenlaatu, mutta introvertit varmaan voisivat pitää etätyöstä ympäristön rauhallisuuden vuoksi. Jos etäisyys fyysiseen työpaikkaan on pitkä, niin silloin etätyö sopii hyvin. Tällöin jotkut päivät viikossa voi tehdä etänä, jolloin jää enemmän vapaa-aikaa esimerkiksi harrastuksiin ja perheen kanssa olemiseen. Tärkeää on muistaa pitää työ- ja vapaa-aika erillään. Kotona tehtävässä etätyössä on hyvä järjestää erillinen rauhallinen tila työskentelyyn sekä ottaa huomioon ergonomiset työtavat ja kalusteet. Olisi myös hyvä, että etätyöpäivän yhteyteen sisältyisi rutiineja. Verotuksellinen vinkki on, että kotona etätyötä tekevä voi tehdä verotukseensa työhuonevähennyksen.
Asiakkaamme kokemus työskentelystä Juhan kanssa
Juha tuo jatkuvasti todellista lisäarvoa suunnittelutyöhön pitkän kokemuksen ja rohkean ideoinnin kautta. Työtahti on erittäin hyvä ja Juha tekee sen minkä lupaa, monesti vielä nopeammin ja paremmin kuin odotukset ovat olleet.
Lue lisää toiminnastamme poikkeusaikana
Haluamme varmistaa, että suomalainen teollisuus kehittyy myös epidemian aikana. Käytössämme on modernit etätyökalut sekä prosessit etätyön johtamiseen.
Tarvetta etätyönä tehtävälle suunnitteluprojektille?
Olemme valmiina palvelemaan teitä hankkeissanne. Saatte meihin yhteyden puhelimitse, sähköpostitse tai kotisivuiltamme löytyvän yhteydenottolomakkeen avulla.
